Minggu, 21 Februari 2010

Analisa data menggunakan excel

Menggunakan Excel untuk analisa data
Sebelumnya saya ucapkan selamat, anda orang yang tidak mudah menyerah, karena hanya orang yang tidak mudah menyerah (Never Surrender) yang akan mencari isi dalam blog ini.


Para pelaku bisns, khususnya yang bergerak di bidang Marketing, membutuhkan data analisa yang akurat, mudah dibaca, mudah di mengerti, dan yang terpenting sesuai dengan kebutuhan. (untuk menjalankan perintah ini saya gunakan Microsoft excel 2003).

Yang paling sering di gunakan untuk analisa data dan laporan adalah
1. Pivot Data
2. List Data

Sedangkan rumus yang paling membantu apabila data yang dibutuhkan untuk membuat analisa adalah VLOOKUP , karena rumus VLOOKUP ini sangat membantu untuk menyambung data yang terkadang tidak ada dakam master data dimana master data ini adalah bahan mentah untuk membuat Pivot data maupun List Data.

Orang yang tidak mengerti apapun mengenai Pivot table, createlist, Vlookup, untuk membuat suatu analisa data dan laporan yang menumpuk, ,membutuhkan waktu 3 sampai 7 hari, sedangkan orang yang mengerti akan pivottable create list, dan vlookup data, cukup membutuhkan waktu 3 sampai 7 jam untuk membuat suatu laporan dan analisa data.


Melihat hal diatas tentulah hal tersebut sangat penting untuk di pelajari dan digunakan

Hal pertama yang di butuhkan untuk hal tersebut di atas adalah
  1. Data mentah atau biasa di sebut “database transaksi”, biasa juga di sebut dengan “data detail”., data mentah ini dihasilkan oleh computer administrasi yang biasa di pakai oleh distributor ataupun retailer, saat ini rata rata software/program yang di gunakan oleh retailer, baik yang berharga di bawah 1 juta maupun yang di bandrol di atas 1 juta sudah bisa menghasilkan data mentah, kalau program yang di pakai saat ini tidak mendukung adanya data mentah, sudah gak jamannya, alias usang, sebaiknya diganti saja, karena biasanya program yang tidak mendukung adanya data mentah, tidak bisa di jamin 100% keakuratan datanya, gak percaya? Silahkan di cek satu persatu link data yang di hasilkan.contoh data mentah bisa download disini
  2. Data Pendukung apabila dalam data mentah yang di hasilkan oleh computer admin tidak mendukung apa yang kita inginkan, misalnya program tertentu tidak bisa atau pada awal di input datanya, belum membutuhkan pengelompokan atas data tertentu (contoh pengelompokan terhadap supermarket, mini market dan retail)
  3. flow chat / alur data pelaku analisa data selalu membuat analisa berdasarkan permintaan atau kegunaan data. Hal ini mudah saja dilakukan asalkan kita sudah biasa menggunakan data analisa (contoh, saya ingin mengetahui history transaksi pelanggan “A” untuk produk tertentu)
Setelah semua data terkumpul, proses analisa data bisa dimulai , dan lama proses pembentukan data analisa sangat mudah, tinggal ikuti petunjuk di bawah dengan cermat

Langkah pembentukan data analisa sesuai dengan flow chart sesuai dengan keinginan pembuat, karena kebutuhan masing masing personal pasti berbeda., lebih mudahnya saya akan buat termudah, yaitu, saya ingin mengetahui history transaksi took per bulan/value

• Asumsi saya telah memiliki data mentah (link data mentah ada diatas)
• Maka flowchart seperti dibawah ini
_____________________________________________________________
| Bulan
|Pelanggan
|Alamat Value
|
|_____________________________________________________________

Saya lompati dulu proses data pendukung dengan asumsi data mentah telah lengkap sesuai harapan kita.

Langkah selanjutnya adalah, range semua data mentah dari a1 sampai end (data terakhir yang berada di pojok kanan bawah atau dalam contoh A1:H36837)

Lalu klik perintah data → pivotable and pivot chart report → next → next lagi → layout (flowchart) tahap layout ini, akan tampil kotak flowchart yang masih kosong dan beberapa tulisan di samping kanan flowchart (sesuai gambar flowchat diatas) → klik dan seret tulisan bulan disamping kanan layout, tempatkan pada tulisan kolom → klik dan seret nama pelanggan → klik dan seret alamat pelanggan → klik dan seret HNA_VAL kedalam tengah kotak flowchart (data) dan akan berubah menjadi sum HNAVAL ini karena saya menginginkan adanya rumus sum (total transaksi) lalu klik OK dan klik finish

Untuk merapikan data cukup sesuaikan ukuran kolom sesuai kehendak anda.

Apabila tidak menginginkan adanya total value pada tiap kolom pelanggan, maka posisikin mouse anda pada kolom data total, contoh, posisikan mouse pada kolom A4, lalu klik kanan, pilih field setting, lalu klik none, lalu klik OK.

Sekarang anda telah bisa menganalisa data sesuai dengan kebutuhan anda, perintah dan langkah yang saya lakukan bukan wajib, melainkan sesuai dengan hal yang saya inginkan untuk histori transaksi semata, isi kolom dan row , serta data, bisa di isi sesuai keinginan untuk analisa (sekali lagi disesuaikan dengan kebutuhan).


Untuk VLOOKUP data pendukung dan createlist akan saya tulis dalam kesempatan mendatang, salam sukses “Jangan pernah Menyerah”


Agus
Orang biasa saja